Chuyển phát đồng kiểm là gì và vì sao doanh nghiệp cần xem xét dịch vụ này?
Đồng kiểm là dịch vụ giao nhận cho phép người nhận kiểm tra hàng tại thời điểm giao trước khi xác nhận nhận và chấp nhận thanh toán hoặc xử lý tiếp. Quy trình đồng kiểm thường được áp dụng cho hàng có giá trị, hàng dễ hư hỏng, hàng mẫu, hoặc các đơn giao yêu cầu kiểm tra chất lượng và số lượng trước khi nhận.
Với sự phổ biến của giao dịch B2B, giao hàng giữa các chi nhánh và những giao dịch yêu cầu tính chính xác cao, chuyển phát đồng kiểm trở thành một bước quan trọng để giảm tranh chấp, tăng tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi cả người gửi lẫn người nhận. TASETCO cung cấp dịch vụ đồng kiểm chuyên nghiệp, đảm bảo quy trình công bằng, rõ ràng và an toàn.
Giảm tranh chấp và nâng cao độ tin cậy giữa các bên
Khi người nhận có thể kiểm tra hàng trước khi ký nhận, khả năng xảy ra tranh chấp về số lượng, mẫu mã hoặc tình trạng hàng hóa giảm mạnh. Việc đồng kiểm tạo ra bằng chứng trực tiếp tại thời điểm giao gồm ghi chú hiện trạng, hình ảnh và chữ ký xác nhận. Điều này giúp cả người bán và người mua yên tâm về tính khách quan của việc giao nhận.
Đối với doanh nghiệp, giảm tranh chấp đồng nghĩa với giảm thời gian giải quyết khiếu nại, giảm chi phí tái vận chuyển và duy trì mối quan hệ khách hàng tốt hơn. TASETCO luôn ghi nhận biên bản đồng kiểm đầy đủ, phục vụ cho mục đích chứng thực khi cần đối chiếu sau này.
Giảm rủi ro hoàn hàng, bom hàng và mất mát
Với quy trình đồng kiểm, việc người nhận từ chối nhận hàng do không đúng mô tả sẽ được thực hiện ngay tại chỗ, kèm biên bản chi tiết. Điều này giúp người gửi có thông tin xác thực để xử lý, đồng thời giúp đơn vị vận chuyển lập hồ sơ vụ việc rõ ràng.
So với hình thức giao nhận thông thường, đồng kiểm giúp phát hiện sớm sai sót về đóng gói, số lượng hoặc trạng thái hàng, từ đó giảm tần suất hoàn hàng, hạn chế các chi phí phát sinh và rủi ro liên quan. TASETCO hỗ trợ lập biên bản, chụp ảnh, lưu trữ dữ liệu và phối hợp xử lý nhanh nếu cần hoàn hồi hoặc điều chỉnh.
Bảo mật và kiểm soát chất lượng cho hàng đặc thù
Đối với các loại hàng có yêu cầu bảo mật hoặc cần kiểm soát chất lượng chặt chẽ như linh kiện kỹ thuật, tài liệu nội bộ, mẫu y tế, hàng mẫu dự án, dịch vụ đồng kiểm đảm bảo rằng chỉ người nhận đúng mới được tiếp cận hàng. Quy trình có thể bổ sung yêu cầu xác thực danh tính, ghi chú điều kiện thử nghiệm nhanh hoặc đóng dấu niêm phong sau khi kiểm tra.
Việc này rất quan trọng trong chuỗi cung ứng B2B, nơi chất lượng và tính nguyên vẹn hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp. TASETCO thực hiện đồng kiểm theo chuẩn mực, đảm bảo hồ sơ chứng từ đầy đủ nhằm phục vụ cho yêu cầu kiểm toán hoặc truy xuất nguồn gốc khi cần.
Quy trình đồng kiểm mẫu tại TASETCO
Quy trình đồng kiểm tại TASETCO được thiết kế rõ ràng và dễ theo dõi. Khi shipper giao hàng, người nhận được mời mở kiện để kiểm tra nhanh về số lượng, mẫu mã và tình trạng. Mọi phát hiện đều được ghi vào biên bản gồm thông tin người giao, người nhận, mô tả hàng, hình ảnh hiện trạng và chữ ký xác nhận.
Nếu người nhận đồng ý, biên bản được ký và giao hàng được tiếp nhận; nếu từ chối, biên bản mô tả chi tiết lý do, TASETCO lưu trữ và hỗ trợ hai bên xử lý tiếp theo. Mọi bước đều được lưu trữ để phục vụ đối chiếu.
Lưu ý khi sử dụng dịch vụ đồng kiểm để đạt hiệu quả cao nhất
Để đồng kiểm hiệu quả, người gửi cần mô tả và đóng gói hàng đúng tiêu chuẩn, cung cấp tài liệu liên quan (hướng dẫn, báo cáo kiểm tra nội bộ nếu có) và thông báo rõ yêu cầu kiểm tra trước với người nhận. Người nhận cần chuẩn bị thời gian để mở kiểm tra khi nhận hàng, ghi nhận đầy đủ và tránh thử nghiệm làm hỏng hàng trong quá trình kiểm tra. TASETCO khuyến nghị các bên thống nhất trước phạm vi kiểm tra để quá trình diễn ra nhanh, chuyên nghiệp và không ảnh hưởng tiến độ.
Lời kết
Chuyển phát đồng kiểm không chỉ là một bước kỹ thuật trong giao nhận mà còn là công cụ quản trị rủi ro giúp giảm tranh chấp, hạn chế hoàn hàng và bảo đảm chất lượng. Đối với các giao dịch quan trọng, đặc biệt trong môi trường B2B hoặc khi hàng có giá trị chuyên môn, đồng kiểm là lựa chọn cần thiết để duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giữa các bên. TASETCO cung cấp dịch vụ đồng kiểm chuyên nghiệp, quy trình rõ ràng và hỗ trợ xử lý khi có phát sinh, là đối tác tin cậy cho doanh nghiệp cần bảo đảm an toàn và minh bạch trong giao nhận.
CÔNG TY CP TM & DV CHUYỂN PHÁT NHANH TÂN SƠN NHẤT
-
- Hotline 1: 1900 55 88 58
- Hotline 2: 0936 001 262
- Kinh doanh Miền Bắc: 0901 706 967 – 0936 006 202
- Kinh doanh Miền Nam: 093 600 8010 – 093 600 1215
- Website: https://tansonnhat.vn/
- Fanpage: Tasetco Express
