Trong vận hành chuỗi cung ứng, đặc biệt với những doanh nghiệp có tần suất giao hàng cao, đơn hàng phức tạp hoặc giá trị lớn, các tranh chấp liên quan đến sai lệch hàng hóa, thiếu hụt, hư hỏng thường xuyên xảy ra và khó kiểm soát. Vấn đề không chỉ dừng lại ở thiệt hại vật chất, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, thời gian xử lý, và thậm chí là quan hệ đối tác.
Dịch vụ đồng kiểm (co-checking service) ra đời như một giải pháp thực tiễn để bảo vệ quyền lợi của cả bên giao và bên nhận. Tại TASETCO, dịch vụ đồng kiểm không đơn thuần là kiểm hàng, mà là quy trình kiểm soát – xác thực – đối chiếu – chứng nhận minh bạch nhằm hạn chế tối đa tranh chấp trong vận chuyển hàng hóa quy mô công nghiệp.
1. Dịch vụ đồng kiểm là gì?
Đồng kiểm là quá trình mà cả bên gửi hàng, bên vận chuyển và đôi khi là bên nhận cùng tham gia vào việc kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tình trạng, số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa ngay tại điểm bàn giao, thường là tại kho bên gửi trước khi niêm phong và vận chuyển.
Tại TASETCO, dịch vụ đồng kiểm bao gồm:
- Xác nhận số lượng – khối lượng thực tế.
- Kiểm tra mã hàng, lô hàng, chủng loại.
- Chụp ảnh, ghi hình, lập biên bản đồng kiểm.
- Niêm phong thùng hàng, dán tem bảo mật.
-
Lưu trữ thông tin.
Đồng kiểm thường được áp dụng cho các lô hàng lớn, hàng giá trị cao, dễ tranh cãi nếu xảy ra thiếu hụt hoặc hư hỏng, đặc biệt là hàng công nghiệp, thiết bị máy móc, vật tư kỹ thuật.
2. Vì sao tranh chấp trong vận chuyển xảy ra thường xuyên?
Dù vận chuyển chuyên nghiệp đến đâu, doanh nghiệp vẫn có thể gặp những rủi ro như:
- Sai lệch số lượng: Giao 100 kiện nhưng chỉ nhận 98 kiện.
- Hư hỏng hàng: Thiết bị vỡ, linh kiện trầy xước, hàng bị thấm nước.
- Giao nhầm mã sản phẩm hoặc lô hàng.
- Thiếu chứng từ, thiếu căn cứ đối soát.
- Không có ai chịu trách nhiệm rõ ràng khi có sự cố.
Những tình huống trên dễ dẫn đến tranh cãi giữa các bên:
- Giao đủ hay thiếu?
- Hư do bên gửi, bên vận chuyển hay bên nhận?
- Thiếu kiện do thất lạc hay chưa xuất khỏi kho?
Nếu không có cơ sở chứng minh rõ ràng, việc xử lý tranh chấp sẽ kéo dài, ảnh hưởng dây chuyền sản xuất, tiến độ giao hàng và niềm tin đối tác.
3. Dịch vụ đồng kiểm giúp giảm thiểu tranh chấp như thế nào?
Xác lập bằng chứng rõ ràng ngay từ đầu
Mỗi lần đồng kiểm là một lần tạo ra biên bản chứng thực về số lượng, loại hàng, tình trạng hàng trước khi rời kho. Dữ liệu này là bằng chứng pháp lý để bảo vệ quyền lợi của bên giao trong trường hợp có thiếu hụt hoặc sự cố sau đó.
TASETCO cung cấp:
- Biên bản đồng kiểm có chữ ký của 2 – 3 bên.
- Hình ảnh – video minh họa thực tế tại hiện trường.
- Lưu trữ hồ sơ đồng kiểm trên hệ thống để truy xuất.
Phân rõ trách nhiệm khi có vấn đề
Khi xảy ra hư hỏng hoặc thiếu hụt, biên bản đồng kiểm là căn cứ đối chiếu:
- Nếu hàng rời kho đủ, nguyên vẹn → trách nhiệm chuyển sang bên vận chuyển hoặc nhận.
- Nếu đã ghi nhận thiếu ngay từ đầu → có thể truy xuất về kho hoặc quy trình nội bộ.
Nhờ đó, việc xử lý tranh chấp nhanh hơn, chính xác hơn và minh bạch hơn.
Tránh gian lận nội bộ hoặc sai sót vô tình
Trong vận chuyển nội bộ giữa các chi nhánh hoặc giữa công ty và đối tác, đồng kiểm giúp tránh:
- Thất thoát do sai sót kiểm đếm.
- Gian lận có chủ đích từ kho hoặc người giao nhận.
- Giao nhầm lô hàng không đúng yêu cầu.
TASETCO giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình đồng kiểm 3 lớp: kỹ thuật – kiểm soát – giám sát camera nhằm hạn chế lỗi tối đa.
Hỗ trợ truy vết nhanh trong chuỗi logistics
Với hàng hóa đi qua nhiều chặng, điểm trung chuyển, dịch vụ đồng kiểm tại các điểm quan trọng giúp xác định:
- Hàng hư tại chặng nào?
- Mất hàng ở giai đoạn nào?
-
Ai là người nhận – giao cụ thể?
4. Khi nào nên sử dụng dịch vụ đồng kiểm?
Dịch vụ đồng kiểm nên được áp dụng trong các trường hợp sau:
Hàng có giá trị cao:
Linh kiện điện tử, thiết bị y tế, máy móc nhập khẩu, thiết bị viễn thông…
Hàng giao cho đối tác lớn hoặc nhạy cảm:
Hàng theo hợp đồng B2B, đơn hàng OEM, vật tư phục vụ sản xuất.
Lô hàng lớn, đóng pallet hoặc tải nặng:
Số lượng nhiều → dễ sai sót nếu không kiểm kỹ.
Khi có thay đổi tài xế hoặc điểm trung chuyển:
Chuyển tài xế giữa chặng hoặc ghép nhiều điểm nhận dễ phát sinh tranh cãi.
Khi quy trình giao nhận nội bộ chưa đồng nhất:
Các chi nhánh công ty hoạt động độc lập → đồng kiểm giúp chuẩn hóa kiểm tra, loại trừ sai lệch.
5. Dịch vụ đồng kiểm tại TASETCO – Quy trình chuyên nghiệp, minh bạch
TASETCO cung cấp dịch vụ đồng kiểm theo quy trình 5 bước rõ ràng, áp dụng cho cả hàng đi Bắc – Nam, hàng tuyến công nghiệp và đơn hàng đặc thù.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu & lập kế hoạch kiểm hàng
- Xác nhận thông tin đơn hàng: số lượng, mã hàng, đặc thù hàng hóa.
- Thống nhất thời gian, địa điểm và đối tượng tham gia đồng kiểm.
Bước 2: Chuẩn bị biên bản mẫu – công cụ kiểm tra
- In sẵn danh sách mã hàng, lô hàng.
- Chuẩn bị camera, thước đo, cân điện tử (nếu cần).
Bước 3: Tiến hành đồng kiểm tại kho/điểm giao
- Kiểm đếm, đối chiếu từng mã hàng.
- Ghi nhận hình ảnh thực tế, chụp seal nếu có.
- Dán tem niêm phong, seal chống giả, tem tracking.
Bước 4: Lập biên bản đồng kiểm
- Ghi rõ: số lượng thực tế – chủng loại – tình trạng hàng – thời gian – địa điểm – người tham gia.
- Ký tên, đóng dấu xác nhận của đại diện các bên.
Bước 5: Lưu trữ dữ liệu & đối chiếu
- Lưu hồ sơ, hỗ trợ truy xuất khi có yêu cầu.
6. Lợi ích của doanh nghiệp khi đồng hành cùng TASETCO
Giảm 80% tranh chấp hàng hóa trong vận chuyển
Nhiều khách hàng B2B của TASETCO từng gặp hàng loạt vấn đề thiếu hụt, sai lô, nhầm mã. Sau khi triển khai đồng kiểm, tỷ lệ tranh chấp đã giảm mạnh – đối soát nhanh gọn, không cần mất thời gian điều tra nội bộ.
Chuẩn hóa quy trình vận hành logistics
Với các doanh nghiệp có chuỗi kho – chi nhánh – đại lý trải dài Bắc Nam, dịch vụ đồng kiểm giúp thống nhất kiểm tra – giao nhận – lưu hồ sơ. Đây là bước quan trọng để nâng cấp từ logistics truyền thống sang logistics kiểm soát chuyên sâu.
Tăng độ tin cậy với đối tác
Giao hàng đúng – đủ – rõ ràng là tiền đề để giữ vững hợp đồng lớn, đấu thầu cung ứng, hoặc duy trì mối quan hệ với các nhà phân phối khó tính.
Lời kết
Dịch vụ đồng kiểm không đơn thuần là một bước phụ trong giao hàng, mà là công cụ giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, chuẩn hóa vận hành và bảo vệ lợi ích chính đáng khi tham gia chuỗi cung ứng nhiều tầng.
TASETCO – với hơn 21 năm kinh nghiệm và mạng lưới hoạt động tại 34 tỉnh thành – là đơn vị tiên phong trong tích hợp dịch vụ đồng kiểm vào vận chuyển công nghiệp, giúp hàng ngàn doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, tiết kiệm hơn và chuyên nghiệp hơn.
CÔNG TY CP TM & DV CHUYỂN PHÁT NHANH TÂN SƠN NHẤT
-
- Hotline 1: 1900 55 88 58
- Hotline 2: 0936 001 262
- Kinh doanh Miền Bắc: 0901 706 967 – 0936 006 202
- Kinh doanh Miền Nam: 093 600 8010 – 093 600 1215
- Website: https://tansonnhat.vn/
- Fanpage: Tasetco Express
