Trong vận chuyển hàng hóa công nghiệp và logistics doanh nghiệp, sự chính xác và minh bạch trong từng lô hàng đóng vai trò tối quan trọng. Một sai lệch nhỏ về số lượng, chất lượng hoặc trạng thái hàng hóa có thể kéo theo hệ quả lớn: chậm tiến độ sản xuất, tranh chấp hợp đồng, hoặc thiệt hại tài chính.
Vì vậy, đồng kiểm – quy trình kiểm tra, đối chiếu hàng hóa giữa các bên liên quan (bên gửi, bên vận chuyển và bên nhận) – không chỉ là một thao tác hỗ trợ, mà là một phần không thể thiếu trong chuỗi vận hành hiện đại. Trong bài viết này, TASETCO sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của đồng kiểm, và tại sao doanh nghiệp nên triển khai nó một cách bài bản.
1. Đồng kiểm là gì?
Đồng kiểm là quy trình mà trong đó ít nhất hai bên (thường là bên gửi và bên vận chuyển, hoặc bên vận chuyển và bên nhận) cùng tiến hành kiểm tra:
- Số lượng kiện hàng.
- Chủng loại hàng hóa.
- Tình trạng bao bì (niêm phong, tem nhãn, hư hỏng nếu có).
- Mã hóa đơn, đơn vận, phiếu xuất kho, mã hàng.
Thường được thực hiện tại:
- Thời điểm giao hàng từ bên gửi sang đơn vị vận chuyển.
- Thời điểm giao hàng cuối cùng từ đơn vị vận chuyển sang bên nhận.
- Trong một số trường hợp đặc biệt: trung chuyển, lưu kho tạm, thay đổi phương tiện vận tải.
2. Vì sao đồng kiểm quan trọng trong vận chuyển công nghiệp?
a. Giảm thiểu rủi ro thất thoát, nhầm lẫn
Khi không có đồng kiểm, chỉ cần một kiện hàng bị bỏ sót hoặc hư hỏng cũng khó xác định được lỗi xảy ra ở đâu – từ phía người gửi, tài xế, kho bãi hay người nhận.
Dịch vụ này giúp:
- Ghi nhận hiện trạng hàng hóa rõ ràng tại từng thời điểm.
- Truy vết lỗi dễ dàng nếu có tranh chấp.
- Tăng độ tin cậy giữa các bên trong chuỗi cung ứng.
b. Đảm bảo tiêu chuẩn giao nhận cho hợp đồng B2B
Với các doanh nghiệp ký kết hợp đồng theo lô hàng hoặc theo tháng, dịch vụ này là cơ sở pháp lý để:
- Đối chiếu số liệu thanh toán.
- Làm căn cứ khiếu nại, bồi thường.
- Kiểm soát chất lượng hàng nhập/xuất kho.
c. Rút ngắn thời gian xử lý sự cố
Khi có tranh chấp, nếu không có hồ sơ đồng kiểm rõ ràng, các bên thường mất hàng tuần để xác minh. Trong khi đó, với biên bản đồng kiểm (có chữ ký, ảnh chụp, mã hóa đơn…), TASETCO thường xử lý nội bộ chỉ trong 24–48h.
3. Lợi ích của đồng kiểm đối với bên gửi
a. Đảm bảo hàng hóa được giao đúng – đủ – nguyên trạng
Bên gửi thường là nhà máy, kho tổng hoặc đơn vị xuất khẩu. Với khối lượng hàng lớn, đóng pallet hoặc kiện công nghiệp, sai lệch nhỏ cũng ảnh hưởng đến báo cáo kho và kế hoạch sản xuất.
Đồng kiểm giúp bên gửi:
- Xác minh hàng rời khỏi kho đúng chủng loại, số lượng.
- Niêm phong hàng hóa có xác nhận của đơn vị vận chuyển.
- Lưu lại biên bản, hình ảnh, camera để truy xuất khi cần.
b. Giảm thiểu thiệt hại tài chính khi có sự cố
Khi giao hàng không đồng kiểm, nếu phát sinh kiện hàng bị mất hoặc hỏng, rất khó xác định được lỗi thuộc bên nào. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và uy tín của bên gửi.
Nhờ đồng kiểm, TASETCO có thể chứng minh rõ ràng tình trạng hàng tại điểm xuất, giúp khách hàng được bồi thường nhanh chóng nếu lỗi thuộc phía vận chuyển.
c. Hỗ trợ hoàn tất chứng từ, đối chiếu công nợ
Với nhiều doanh nghiệp, hàng hóa chỉ được thanh toán khi có:
- Biên bản giao nhận có xác nhận.
- Hình ảnh đóng gói, tình trạng niêm phong.
- Đối chiếu với hóa đơn
TASETCO cung cấp dịch vụ đồng kiểm kèm mã vận đơn, số hóa chứng từ và gửi lại báo cáo sau chuyến để khách hàng dễ dàng làm kế toán – đối soát.
4. Lợi ích của đồng kiểm đối với bên nhận
a. Nhận đúng hàng – đúng tiêu chuẩn – đúng hẹn
Bên nhận (kho tổng, đại lý, nhà máy đích…) thường chỉ biết hàng đến và phụ thuộc vào thông tin trên vận đơn. Nếu không đồng kiểm, rất dễ xảy ra các tình huống:
- Giao thiếu.
- Giao sai mã sản phẩm.
- Hàng hư hỏng nhưng chưa rõ nguyên nhân.
Đồng kiểm giúp người nhận nắm rõ hiện trạng hàng ngay lúc nhận, đồng thời giảm thiểu tranh chấp với bên gửi.
b. Tránh “đùn đẩy trách nhiệm” giữa các bên
Khi hàng hóa có vấn đề, không có đồng kiểm sẽ khiến:
- Bên nhận quy trách nhiệm cho bên gửi.
- Bên gửi lại đổ cho đơn vị vận chuyển.
- Cả ba bên mất thời gian để xác minh.
Nếu có đồng kiểm, mọi thông tin được ghi nhận từ đầu, giúp giải quyết tranh chấp nhanh, minh bạch.
c. Tăng hiệu quả vận hành kho – nhập hàng nhanh hơn
TASETCO hỗ trợ đồng kiểm tại kho nhận bằng cách:
- Chuẩn hóa bảng kê, dán mã kiện.
- Phân loại hàng theo đơn trước khi bốc dỡ.
- Hỗ trợ đối chiếu
Nhờ đó, bên nhận không cần kiểm lại thủ công, tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho mỗi lô hàng lớn.
5. Một số lưu ý khi triển khai đồng kiểm trong doanh nghiệp
- Thiết lập quy trình chuẩn giữa các bộ phận: kho, kế toán, vận hành.
- Sử dụng mẫu biên bản đồng kiểm thống nhất.
- Chụp ảnh mỗi lần bốc/dỡ hàng, đặc biệt với kiện có giá trị cao hoặc dễ vỡ.
- Lưu trữ dữ liệu ít nhất 6 tháng để phục vụ truy vết khi cần.
- Phối hợp với đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm để tối ưu thời gian đồng kiểm – tránh gây chậm trễ chuyến hàng.
Lời kết
Trong vận chuyển công nghiệp và doanh nghiệp, đồng kiểm đóng vai trò như một “bản sao hiện trạng” đáng tin cậy. Nó không chỉ bảo vệ bên gửi, bên nhận, mà còn nâng cao trách nhiệm của đơn vị vận chuyển.
TASETCO không xem đồng kiểm là dịch vụ cộng thêm – mà là tiêu chuẩn bắt buộc cho các chuyến hàng lớn, hàng giá trị cao hoặc hàng công nghiệp. Chúng tôi thiết lập quy trình rõ ràng, ứng dụng công nghệ và đào tạo nhân sự để việc đồng kiểm diễn ra chính xác, nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
CÔNG TY CP TM & DV CHUYỂN PHÁT NHANH TÂN SƠN NHẤT
- Hotline 1: 1900 55 88 58
- Hotline 2: 0936 001 262
- Kinh doanh Miền Bắc: 0901 706 967 – 0936 006 202
- Kinh doanh Miền Nam: 093 600 8010 – 093 600 1215
- Website: https://tansonnhat.vn/
- Fanpage: Tasetco Express
