Mẹo giảm phí vận chuyển Bắc Nam không phải ai cũng biết

Chi phí vận chuyển Bắc Nam luôn là một trong những khoản chi lớn trong tổng ngân sách logistics của doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch tối ưu ngay từ đầu, chi phí này có thể tăng nhanh do phát sinh từ đóng gói, lưu kho, trung chuyển hoặc sử dụng phương tiện không phù hợp. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều mẹo giảm phí vận chuyển Bắc Nam mà không ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hay độ an toàn của hàng hóa. Vấn đề nằm ở việc hiểu rõ cơ chế tính cước và xây dựng phương án vận chuyển hợp lý.

Hiểu đúng cách tính cước để tránh bị tính phí cao

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí vận chuyển tăng là do doanh nghiệp chưa nắm rõ cách tính cước. Với tuyến Bắc Nam, phí thường được tính theo trọng lượng thực hoặc trọng lượng quy đổi từ thể tích, tùy theo mức nào lớn hơn. Nếu hàng hóa có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ, chi phí sẽ bị đội lên do tính theo thể tích.

Việc đo chính xác kích thước và đóng gói gọn theo hình khối chuẩn giúp giảm đáng kể trọng lượng quy đổi. Chỉ cần tối ưu cách đóng gói, nhiều doanh nghiệp đã tiết kiệm được một phần đáng kể chi phí mà không cần thay đổi phương thức vận chuyển.

Gom hàng theo lô để tối ưu tải trọng

Gửi hàng nhỏ lẻ nhiều lần sẽ khiến chi phí cao hơn so với việc gom hàng thành lô. Khi gom hàng, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tải trọng xe, giảm chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa và hạn chế phụ phí trung chuyển.

Ngoài ra, việc lên kế hoạch xuất hàng theo lịch cố định giúp đơn vị vận chuyển chủ động sắp xếp phương tiện phù hợp, từ đó tối ưu giá cước so với việc gửi hàng rải rác theo từng ngày.

Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với tính chất đơn hàng

Không phải đơn hàng nào cũng cần vận chuyển hỏa tốc. Với những lô hàng không gấp, lựa chọn hình thức vận chuyển tiêu chuẩn hoặc tiết kiệm sẽ giúp giảm chi phí đáng kể.

Việc phân loại đơn hàng theo mức độ ưu tiên giúp doanh nghiệp sử dụng đúng dịch vụ cho đúng nhu cầu, tránh tình trạng sử dụng dịch vụ nhanh cho hàng không cần gấp, gây lãng phí ngân sách.

Hạn chế trung chuyển để giảm phụ phí

Mỗi lần trung chuyển đều phát sinh chi phí bốc xếp, lưu kho và tăng nguy cơ chậm tiến độ. Việc lựa chọn tuyến vận chuyển thẳng hoặc đơn vị có mạng lưới vận hành trực tiếp Bắc Nam sẽ giúp giảm số điểm trung chuyển, từ đó giảm chi phí tổng thể.

Ngoài yếu tố chi phí, việc hạn chế trung chuyển còn giúp giảm rủi ro hư hỏng và thất lạc hàng hóa.

Tối ưu kích thước và cách đóng gói

Đóng gói đúng cách không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển. Sử dụng vật liệu vừa đủ, hạn chế khoảng trống trong thùng và tối ưu hình dạng kiện hàng giúp giảm thể tích và chi phí quy đổi.

Với hàng cồng kềnh, việc đặt trên pallet có kích thước tiêu chuẩn giúp dễ xếp lên xe, tối ưu không gian và giảm thời gian bốc xếp, từ đó giảm chi phí nhân công.

Lên kế hoạch vận chuyển theo chu kỳ

Doanh nghiệp có tần suất gửi hàng Bắc Nam thường xuyên nên xây dựng kế hoạch vận chuyển theo tuần hoặc theo tháng. Khi có lịch trình ổn định, đơn vị vận chuyển có thể bố trí phương tiện phù hợp, tối ưu tuyến đường và đưa ra mức giá tốt hơn so với các đơn hàng phát sinh.

Việc vận chuyển theo chu kỳ còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và dòng tiền tốt hơn.

Chuẩn hóa quy trình giao nhận nội bộ

Một yếu tố ít được chú ý nhưng ảnh hưởng lớn đến chi phí là thời gian chờ tại điểm lấy hàng và điểm giao hàng. Nếu hàng chưa được chuẩn bị sẵn, xe phải chờ đợi sẽ phát sinh phụ phí.

Chuẩn hóa quy trình đóng gói, chuẩn bị chứng từ và sắp xếp khu vực bốc xếp trước khi xe đến giúp giảm thời gian xử lý và tránh các khoản phí không cần thiết.

Theo dõi dữ liệu vận chuyển để tối ưu dài hạn

Việc lưu trữ dữ liệu về thời gian vận chuyển, chi phí, loại hàng và phương thức gửi giúp doanh nghiệp đánh giá được phương án nào đang tối ưu nhất. Từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch vận chuyển, lựa chọn tuyến đường và hình thức phù hợp cho từng nhóm hàng.

Dữ liệu cũng giúp dự báo chi phí logistics chính xác hơn trong các giai đoạn cao điểm.

Hợp tác lâu dài để có chính sách giá tốt

Khi doanh nghiệp duy trì tần suất vận chuyển ổn định với một đơn vị, khả năng đàm phán mức giá tốt hơn là rất cao. Hợp tác dài hạn giúp đơn vị vận chuyển chủ động kế hoạch phương tiện và tuyến đường, từ đó tối ưu chi phí cho cả hai bên.

Ngoài ra, việc có một đối tác vận chuyển cố định còn giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và giảm sai sót trong quá trình giao nhận.

Lời kết

Giảm phí vận chuyển Bắc Nam không chỉ phụ thuộc vào việc tìm mức giá thấp mà nằm ở cách tối ưu toàn bộ quy trình từ đóng gói, gom hàng, lựa chọn hình thức vận chuyển đến lập kế hoạch dài hạn. Khi doanh nghiệp hiểu rõ cơ chế tính cước, hạn chế trung chuyển, chuẩn hóa quy trình và sử dụng dữ liệu để điều chỉnh chiến lược, chi phí logistics sẽ được kiểm soát hiệu quả mà vẫn đảm bảo tiến độ và an toàn hàng hóa.