Trong hoạt động logistics của doanh nghiệp, chuyển phát nhanh là giải pháp thiết yếu khi cần vận chuyển tài liệu quan trọng, linh kiện gấp, mẫu thử, thiết bị phụ trợ hoặc các đơn hàng nhỏ nhưng yêu cầu thời gian giao cực ngắn. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt chi phí, hình thức này có thể gây đội ngân sách đáng kể – đặc biệt khi tần suất gửi hàng dày và nhiều đầu mối.
Vậy làm sao để tối ưu chi phí chuyển phát nhanh cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tốc độ và an toàn? Hãy cùng TASETCO chia sẻ những chiến lược hiệu quả, thực tế và dễ áp dụng.
1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển phát nhanh?
Khác với khách hàng cá nhân hoặc đơn vị bán hàng TMĐT, các doanh nghiệp sử dụng chuyển phát nhanh cho những mục đích rất đặc thù, gồm:
- Gửi tài liệu hành chính, hồ sơ pháp lý, chứng từ quan trọng: hợp đồng, hóa đơn, giấy phép…
- Gửi mẫu sản phẩm, linh kiện thay thế, bản vẽ kỹ thuật cho đối tác, nhà máy.
- Vận chuyển khẩn cấp các phụ kiện bảo trì, vật tư dự phòng khi hệ thống sản xuất gặp sự cố.
- Luân chuyển giấy tờ giữa chi nhánh – trụ sở chính, hoặc giữa các văn phòng nội bộ.
Trong các tình huống trên, yếu tố “nhanh chóng, an toàn, có thể kiểm soát” quan trọng hơn cả giá cước.
2. Những lãng phí thường gặp khi doanh nghiệp sử dụng chuyển phát nhanh
Trước khi tối ưu chi phí, cần hiểu rõ các nguyên nhân làm tăng chi phí không cần thiết mà doanh nghiệp thường mắc phải:
- Gửi lẻ từng kiện – chi phí cộng dồn theo số lượng.
- Không phân loại mức độ gấp – dùng dịch vụ siêu tốc cho cả hàng không khẩn.
- Chọn sai đơn vị – phí cao nhưng không hỗ trợ theo đặc thù doanh nghiệp.
- Không ký hợp đồng định kỳ – không được giá ưu đãi.
- Không có quy trình nội bộ – dẫn tới gửi sai tuyến, gửi nhầm hàng, trễ tiến độ.
TASETCO đã làm việc với hàng trăm doanh nghiệp và ghi nhận, việc thiếu quy chuẩn và kế hoạch vận chuyển rõ ràng khiến chi phí bị đẩy lên 15 – 35% mỗi tháng mà không hề hay biết.
3. 6 cách giúp tối ưu chi phí chuyển phát nhanh cho doanh nghiệp
a. Phân loại nhu cầu vận chuyển theo cấp độ
Không phải đơn hàng nào cũng cần “siêu tốc trong 2 – 4 giờ”. Doanh nghiệp nên phân loại các nhu cầu chuyển phát theo 3 mức:
- Gấp cấp 1: hàng cần giao trong ngày (vật tư gấp, hồ sơ đấu thầu…).
- Gấp cấp 2: hàng cần giao trong 24–48 giờ.
- Không gấp: hàng có thể giao trong 2–3 ngày.
Việc này giúp chọn gói dịch vụ phù hợp (siêu tốc, hỏa tốc, tiết kiệm), tránh lãng phí khi dùng dịch vụ đắt cho hàng không cấp bách.
TASETCO có đầy đủ các gói chuyển phát nhanh theo cấp độ ưu tiên, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí từng chuyến.
b. Gom đơn – gửi theo lô định kỳ
Thay vì gửi nhỏ lẻ 3–4 đơn/ngày với chi phí riêng lẻ, doanh nghiệp có thể:
- Gom đơn mỗi 1–2 ngày để gửi chung.
- Lập lịch gửi cố định, ví dụ gửi vào 10h sáng mỗi ngày hoặc thứ Hai, Tư, Sáu mỗi tuần.
- Gửi theo tuyến: gộp các địa chỉ gần nhau vào một chuyến.
TASETCO hỗ trợ gom tuyến tự động, sắp xếp thời gian gửi định kỳ theo yêu cầu. Với cách này, nhiều doanh nghiệp giảm 20–30% chi phí/tháng mà vẫn đảm bảo tốc độ giao.
c. Ký hợp đồng chuyển phát nhanh doanh nghiệp
Thay vì gửi phát sinh từng lần, việc ký hợp đồng B2B với đơn vị chuyển phát mang lại nhiều lợi ích:
- Được hưởng bảng giá ưu đãi theo khối lượng.
- Ưu tiên xe giao – ngay cả khi gấp.
- Được hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh, báo cáo đối soát rõ ràng.
- Có đầu mối phụ trách riêng, không cần liên hệ tổng đài.
TASETCO cung cấp gói hợp đồng định kỳ cho doanh nghiệp, có thể chọn theo tháng, theo quý hoặc theo từng tuyến giao. Điều này giúp dự trù ngân sách vận chuyển chính xác hơn.
d. Chuẩn hóa đóng gói và quy trình nội bộ
Chi phí tăng không chỉ từ phí vận chuyển, mà còn từ sai sót, trễ tiến độ, thất lạc hoặc đóng gói sai cách.
Doanh nghiệp nên:
- Đào tạo nhân sự đóng gói đúng quy chuẩn (đóng gói tài liệu khác đóng linh kiện).
- Dán tem, mã đơn, hướng dẫn người gửi kiểm tra trước khi bàn giao.
- Có biểu mẫu nội bộ để ghi chép và kiểm soát đơn hàng.
TASETCO hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế mẫu quy trình nội bộ, kèm bảng hướng dẫn đóng gói tối ưu – giúp giảm sự cố và tránh phát sinh phí không đáng.
e. Ưu tiên đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm B2B
Chuyển phát nhanh cho doanh nghiệp khác hoàn toàn với chuyển phát cho khách cá nhân. Do đó, hãy chọn đơn vị có:
- Kinh nghiệm phục vụ văn phòng, nhà máy, khu công nghiệp.
- Có khả năng hỗ trợ lấy hàng tận nơi linh hoạt.
- Giao đúng người, đúng thời gian, có biên bản ký nhận, ảnh chụp giao hàng.
TASETCO chuyên phục vụ doanh nghiệp giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ quy trình từ đầu đến cuối.
f. Tận dụng tuyến giao “truyền thống” để tiết kiệm
Nếu công ty bạn thường xuyên giao hàng từ Hà Nội → TP.HCM, hoặc từ trụ sở đến các chi nhánh cố định, hãy đề nghị đơn vị vận chuyển:
- Thiết kế tuyến giao “mặc định”, có giá rẻ hơn so với gửi đơn lẻ mỗi lần.
- Đặt lịch cố định, xe tự động đến nhận hàng đúng giờ.
TASETCO hiện có các tuyến chuyển phát nhanh giữa Hà Nội – Đà Nẵng – TP.HCM, giúp tối ưu chi phí giao lặp.
4. TASETCO – Giải pháp chuyển phát nhanh tối ưu dành riêng cho doanh nghiệp
Hơn 21 năm kinh nghiệm logistics B2B
TASETCO tập trung vào phục vụ doanh nghiệp: nhà máy, văn phòng, khu công nghiệp, phòng ban hành chính.
Đội ngũ chuyên tuyến – nhận giao đúng giờ
- Nhận hàng tận nơi theo lịch hẹn.
- Giao hàng tận tay, có ký nhận & báo cáo ảnh thực tế.
- Xe chuyển phát nhanh chạy liên tục trong ngày, phục vụ cả tuyến ngắn & dài.
Báo giá rõ ràng – không phụ phí ẩn
- Mỗi gói cước đều được báo chi tiết.
- Không phụ phí gấp, không thu thêm phí chờ trừ khi khách yêu cầu thay đổi đột xuất.
- Có hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao hàng đầy đủ.
✅ Tư vấn tối ưu theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và nhu cầu vận chuyển khác nhau. TASETCO luôn tư vấn lộ trình tiết kiệm nhất, không ép doanh nghiệp dùng dịch vụ không cần thiết.
Tối ưu chuyển phát nhanh là tối ưu cả chuỗi vận hành doanh nghiệp
Chuyển phát nhanh cho doanh nghiệp không chỉ là “giao càng nhanh càng tốt” – mà là một phần trong chiến lược quản lý chi phí, tốc độ và độ tin cậy của toàn chuỗi vận hành. Nếu kiểm soát tốt, đây sẽ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho việc điều hành sản xuất, điều phối chi nhánh, xử lý công văn nhanh và linh hoạt.
TASETCO cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp bằng những giải pháp chuyển phát nhanh tối ưu nhất: tiết kiệm – chuyên nghiệp – minh bạch – đúng giờ.
CÔNG TY CP TM & DV CHUYỂN PHÁT NHANH TÂN SƠN NHẤT
- Hotline 1: 1900 55 88 58
- Hotline 2: 0936 001 262
- Kinh doanh Miền Bắc: 0901 706 967 – 0936 006 202
- Kinh doanh Miền Nam: 093 600 8010 – 093 600 1215
- Website: https://tansonnhat.vn/
- Fanpage: Tasetco Express
